Como escolher o melhor software contábil? Essa é uma dúvida de diversas empresas na hora de escolher o melhor sistema de contabilidade.
Vamos pensar em um exemplo fictício, o da “Empresa X”.
Em pleno crescimento, “Empresa X” percebeu que precisava automatizar suas operações contábeis para ganhar eficiência e manter a competitividade, mesmo porque ela estava se perdendo nos procedimentos diários.
Mas antes de procurar a solução ideal, entendeu que era fundamental analisar suas próprias necessidades, como: qual é seu porte, em que segmento atua, qual seu regime tributário, entre outros fatores essenciais.
Você é gerente do departamento financeiro e também se identifica com essas questões como as da “Empresa X”
Então este artigo é para você! Por isso, continue a leitura e descubra como escolher o melhor software contábil para seu modelo de negócio.
Boa leitura! 😀
10 necessidades da sua empresa que você deve analisar
Antes de escolher o melhor software contábil, é fundamental que a empresa faça uma autoavaliação detalhada.
Além de identificar suas necessidades imediatas, é importante considerar diversos fatores que influenciarão na escolha da solução mais adequada.
Porte da empresa
O tamanho da sua empresa (MEI, ME, LTDA, SA) impacta diretamente nas funcionalidades e na complexidade do software necessário.
Dessa forma, pequenas empresas podem se beneficiar de soluções mais simples e econômicas, enquanto empresas de médio e grande porte podem necessitar de sistemas mais robustos com recursos avançados.
Segmento de atuação
O setor em que a empresa opera pode exigir funcionalidades específicas. Por exemplo, empresas do setor de manufatura podem precisar de integração com sistemas de gestão de estoque, enquanto empresas de serviços podem focar em controle de despesas e faturamento.
Regime tributário
Conhecer o regime tributário ao qual a empresa está sujeita (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) é essencial, pois cada um possui obrigações fiscais diferentes.
O sistema contábil escolhido deve ser capaz de lidar com as especificidades tributárias da empresa.
Compliance e requisitos legais
É importante considerar as regulamentações específicas do setor e garantir que o software esteja em conformidade com as leis vigentes, incluindo atualizações fiscais e trabalhistas.
Integração com outros sistemas
Se a empresa já utiliza outros sistemas (como CRM, ERP ou plataformas de e-commerce), é importante que o software contábil seja compatível e possa ser integrado, facilitando a troca de informações e evitando retrabalho.
Capacidade de customização
Avaliar se o software permite personalizações para atender a processos específicos da empresa pode ser um diferencial importante, garantindo que a solução se adapte às operações existentes.
Escalabilidade
Considerar os planos de crescimento da empresa é fundamental. Assim, o software escolhido deve ser capaz de acompanhar o aumento de volume de dados e transações sem perda de desempenho.
Usuários e níveis de acesso
Ao mesmo tempo, identificar quantos colaboradores utilizarão o sistema e se há necessidade de definir diferentes níveis de acesso e permissões para garantir a segurança e confidencialidade das informações.
Suporte e treinamento
É importante verificar a disponibilidade de suporte técnico e programas de treinamento oferecidos pelo fornecedor do software é crucial para a implementação eficaz e resolução de eventuais problemas.
Custos e orçamento
Além do custo inicial de aquisição, é importante considerar despesas adicionais como taxas de manutenção, atualizações e possíveis customizações necessárias.
Escolhendo o software contábil ideal
Agora que você já sabe que é importante conhecer sua empresa antes de qualquer coisa, como escolher o melhor software contábil?
Para responder essas perguntas é importante que o seu sistema atenda esses 4 requisitos, veja a seguir:
Contabilidade geral
O módulo de contabilidade geral é o coração de qualquer software contábil. Ele deve proporcionar:
- Lançamentos contábeis automatizados: facilita o registro diário das transações financeiras, reduzindo erros manuais.
- Plano de contas personalizável: permite adaptar o plano de contas às especificidades da sua empresa.
- Relatórios e demonstrações financeiras: geração automática de balanço patrimonial, DRE, fluxo de caixa, entre outros.
- Conformidade com normas contábeis: atualizações constantes conforme as legislações e normas vigentes (CPC, IFRS).
Fiscal + financeiro
A integração entre as áreas fiscal e financeira é essencial para a saúde fiscal da empresa.
- Cálculo Automático de impostos: apuração correta de tributos como ICMS, ISS, PIS, COFINS, considerando o regime tributário.
- Emissão de notas fiscais eletrônicas: NF-e, NFS-e, NFC-e, facilitando a conformidade fiscal.
- Gestão de contas a pagar e receber: controle eficiente do fluxo de caixa e previsões financeiras.
- Relatórios fiscais e obrigações acessórias: geração de SPED Fiscal, EFD Contribuições, DCTF, entre outros.
Folha de pagamento
Essencial para empresas que possuem colaboradores, garantindo o cumprimento das obrigações trabalhistas.
- Cálculo de salários e benefícios: automatização do processamento de pagamentos, considerando horas extras, adicionais e descontos.
- Gestão de férias e 13º salário: controle preciso dos direitos trabalhistas.
- Emissão de contracheques e informes: facilita a comunicação com os funcionários e a transparência.
- Integração com o esocial: atendimento às exigências do governo em relação às informações trabalhistas.
Departamento pessoal
Vai além da folha de pagamento, englobando a gestão completa dos recursos humanos.
- Cadastro de funcionários: armazena informações pessoais, contratuais e históricas.
- Controle de ponto eletrônico: gerencia a jornada de trabalho, horas extras e banco de horas.
- Gestão de benefícios: administra planos de saúde, vales e outros benefícios oferecidos.
- Treinamento e desenvolvimento: registro de capacitações e competências dos colaboradores.
QSys + parceiros: melhores softwares contábeis para sua empresa
Descobriu como escolher o melhor software contábil e já está pensando em escoler a melhor plataforma para o seu negócio?
Para poder te ajudar na escolha do software contábil ideal é preciso alinhar as funcionalidades do sistema às necessidades específicas identificadas, você não apenas cumpre com as obrigações legais, mas também obtém insights valiosos para o crescimento sustentável do negócio.
A seguir, apresentamos algumas das melhores marcas de sistemas para contabilidade, destacando suas principais características e benefícios.
Questor
A Questor é reconhecida por sua integração automática com a HubCount, contribuindo para uma gestão contábil mais eficiente e consultiva.
Essa integração facilita a tomada de decisões baseadas em dados, permitindo ao contador se diferenciar no mercado, agregar mais valor aos clientes e, consequentemente, gerar mais receita.
vhsys
O vhsys é uma ferramenta de software bem-conhecida, classificada entre as melhores opções de ERP.
Com preços a partir de R$ 99 e oferecendo uma versão de teste gratuita, destaca-se pela ampla gama de recursos, como gestão de estoque, faturamento e cobranças, gestão de clientes, entre outros.
Além disso, pode ser implementado na nuvem, proporcionando flexibilidade e acessibilidade.
Tareffa
O Tareffa tem a capacidade de automatizar e gerenciar tarefas do universo contábil, melhorando a comunicação com clientes e otimizando processos.
Isso ajuda a eliminar riscos de multas e atrasos, promovendo uma gestão de tarefas eficiente e garantindo conformidade com prazos e obrigações fiscais.
HubCount
A HubCount é uma plataforma avançada de tecnologia contábil que utiliza inteligência artificial para transformar a maneira como empresas e escritórios contábeis gerenciam suas operações.
Oferece soluções que automatizam processos manuais, reduzem custos de operação e proporcionam insights estratégicos para tomadas de decisões mais informadas.
Atende a mais de 200 mil empresas em todo o Brasil, processando com sucesso mais de um bilhão de reais em impostos.
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