O que um sistema contábil faz? Pode parecer uma pergunta clichê e óbvio, mas muitas empresas sequer imaginam as inúmeras possibilidades de ter um sistema contábil em mãos.
Essas ferramentas são importantes, pois geram resultados reais sobre toda a parte contábil e financeira da empresa e mesmo assim, ainda há muitas empresas que resistem a implementação de um software contábil.
Estima-se que o mercado de software contábil é estimado em US$19 bilhões mundialmente em 2024. As previsões são de um crescimento elevado, podendo chegar a US$30 bi em 2029 segundo a Mordor Inteligence.
Pensando nesse mercado e na importância de um da implementação de um software contábil em uma empresa, nesta matéria você vai aprender:
- O que é um sistema de contabilidade e o que ele faz;
- Um sistema contábil é indicado para todos?
- Tem sistema gratuito para contabilidade?
- 10 vantagens de ter um software contábil;
- Quais os melhores no mercado brasileiro?
Gostou? Então continue a leitura e descubra o que um software contábil faz, como escolher um para sua empresa e como implementá-lo com agilidade.
Boa leitura!
O que é um sistema contábil e o que ele faz?
Um sistema contábil é um programa de computador desenvolvido para ajudar empresas e profissionais de contabilidade a gerenciar suas finanças de forma eficiente.
Primeiramente ele serve para organizar, registrar e processar todas as transações financeiras que acontecem em uma empresa.
Isso inclui desde compras, vendas, pagamentos e recebimentos até impostos e folha de pagamento dos funcionários.
A ideia principal por trás de um sistema contábil é simplificar e automatizar os processos de contabilidade, tornando-os mais rápidos, precisos e menos sujeitos a erros do que se fossem feitos manualmente.
Assim, com a plataforma, os dados financeiros são centralizados em um único lugar, facilitando o acesso e a análise das informações.
Vamos ver algumas funções específicas que um sistema contábil realiza:
- registro de transações;
- controle de contas a pagar e a receber;
- elaboração de balanços e relatórios financeiros;
- gestão de impostos;
- controle de estoque;
Usar um sistema contábil traz muitos benefícios, como economia de tempo, redução de erros, melhoria na tomada de decisões e conformidade com as obrigações legais e fiscais.
Além do mais, é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseja manter suas finanças em dia e promover um crescimento sustentável.
Para quem é indicado um sistema de contabilidade?
Agora que você já sabe o que um sistema contábil faz, é importante entender para quem ele é indicado e em quais situações.
Por isso, um sistema de contabilidade é uma ferramenta valiosa que pode atender a diferentes públicos com necessidades específicas na área financeira e contábil.
Vamos detalhar para quem é indicado um sistema de contabilidade, separando por categorias:
- Escritórios de contabilidade
Para escritórios de contabilidade, um sistema de contabilidade é praticamente indispensável. Assim, os escritórios gerenciam as finanças de múltiplos clientes, o que demanda uma organização impecável e a capacidade de processar grande volume de transações financeiras com precisão. Com isso, um sistema de contabilidade permite:
– Automatizar a entrada de dados, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas;
– Gerar relatórios personalizados para cada cliente, atendendo às suas necessidades específicas;
– Manter o compliance com a legislação tributária atualizada, crucial para a prestação de um serviço confiável e dentro da legalidade;
– Oferecer aos clientes acesso online às suas informações financeiras, proporcionando transparência e fortalecendo a relação cliente-contador.
- Departamento contábil
Além disso, em empresas que possuem um departamento contábil interno, um sistema de contabilidade ajuda a integrar a gestão financeira com as outras áreas da empresa. Ele é essencial para:
– Facilitar a comunicação e o fluxo de informações entre o departamento contábil e outros setores, como vendas, compras e RH;
– Automatizar o processamento de transações e a geração de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas;
– Permitir um fechamento mais rápido e preciso do balanço mensal, trimestral e anual;
– Auxiliar na gestão de fluxo de caixa, crucial para a sustentabilidade financeira da empresa.
- Pequenas, médias e grandes empresas
Ao mesmo tempo, independentemente do tamanho, todas as empresas podem se beneficiar do uso de um software contábil, embora as necessidades possam variar.
– Pequenas Empresas: para elas, a simplicidade e a facilidade de uso são cruciais. Um sistema de contabilidade pode ajudar no controle financeiro, na gestão de caixa e na simplificação do cumprimento de obrigações fiscais, tudo isso sem necessitar de um conhecimento contábil aprofundado.
– Médias Empresas: nesse estágio, a empresa enfrenta uma complexidade maior nas suas operações financeiras. Um sistema de contabilidade robusto ajuda a integrar diferentes áreas da empresa, gerenciar um volume maior de transações e cumprir com requisitos regulatórios mais complexos.
– Grandes Empresas: para as grandes empresas, a capacidade de personalização e a integração com outros sistemas corporativos (ERP, por exemplo) são fundamentais. Um sistema de contabilidade avançado permite a gestão detalhada de finanças em múltiplas divisões ou locais, análise financeira avançada e conformidade com normas contábeis internacionais.
Existe sistema contábil gratuito?
SIM! Existem várias opções de sistemas contábeis gratuitos no mercado, ideais para pequenas empresas, contadores autônomos e profissionais iniciantes.
Tais softwares oferecem recursos básicos de contabilidade como faturamento, gerenciamento de despesas, relatórios financeiros, e mais, auxiliando na organização contábil de maneira eficiente.
Porém, é importante destacar que, apesar das vantagens, esses sistemas contábeis gratuitos apresentam limitações significativas. Eles podem não oferecer a mesma amplitude de recursos disponíveis em versões pagas, limitando o crescimento e a complexidade das operações que podem ser gerenciadas.
A capacidade de personalização, suporte técnico, segurança avançada, e integrações com outros sistemas podem ser restritas, o que pode representar desafios à medida que uma empresa cresce e suas necessidades se tornam mais complexas.
Além disso, alguns desses sistemas operam com uma estrutura de “freemium“, onde a versão gratuita serve como uma introdução básica ao software, incentivando a migração para uma versão premium para acessar funcionalidades completas.
Isso significa que, enquanto um sistema contábil gratuito pode ser um bom ponto de partida, ele pode não ser suficiente para atender a todas as necessidades de contabilidade de uma empresa em crescimento, ou de um contador que busca maior eficiência e segurança em seus processos.
Os sistemas contábeis são fáceis de utilizar?
Sim, muito fáceis! Os sistemas contábeis modernos são projetados para serem fáceis de utilizar, oferecendo interfaces intuitivas e opções de personalização para atender às necessidades específicas de cada organização. O que permite adaptar o sistema à dinâmica e aos processos da empresa, facilitando o uso diário e contribuindo para a eficiência operacional.
Além disso, sistemas como Questor, Vhsys, e Hubcount são reconhecidos por sua capacidade de auxiliar empresas em seu crescimento. Oferecendo recursos avançados e flexibilidade que permitem a gestão contábil eficaz, integração com outras ferramentas empresariais e suporte a decisões estratégicas.
Por isso, ao escolher um sistema contábil, considerar essas opções pode ser um passo importante para alavancar a organização e facilitar a expansão dos negócios.
10 vantagens de ter um sistema contábil no seu negócio
Implementar um sistema contábil em seu negócio pode trazer diversas vantagens significativas, incluindo:
01- Automatização de Processos
Reduz o trabalho manual, diminuindo erros e economizando tempo.
02- Centralização de Informações
Todos os dados contábeis ficam armazenados em um único local, facilitando o acesso e a gestão.
03- Conformidade Fiscal
Auxilia na manutenção da conformidade com as leis e regulamentações fiscais, reduzindo o risco de penalidades.
04- Tomada de Decisão Informada
Oferece relatórios detalhados e análises financeiras que apoiam decisões estratégicas.
05- Gerenciamento de Fluxo de Caixa
Permite um controle mais eficaz das entradas e saídas, melhorando a saúde financeira da empresa.
06- Segurança dos Dados
Sistemas contábeis geralmente possuem protocolos de segurança robustos para proteger informações sensíveis.
07- Acesso Remoto
Muitos sistemas oferecem opções de acesso via nuvem, permitindo que você gerencie a contabilidade de qualquer lugar.
08- Integração com Outros Sistemas
Facilita a sincronização com sistemas de vendas, estoque e folha de pagamento, por exemplo.
09- Melhoria Contínua
Softwares contábeis são frequentemente atualizados para oferecer novas funcionalidades e melhorias.
10- Custo-Benefício
Embora existam custos iniciais, o uso de um sistema contábil pode levar a economias significativas a longo prazo.
Exemplo
Imagine uma pequena loja de roupas que gerencia suas finanças manualmente, o que consome muito tempo e frequentemente resulta em erros de cálculo.
Após implementar um sistema contábil, a loja consegue automatizar a entrada de dados das vendas, controlar o estoque em tempo real, gerar relatórios financeiros com um clique, e se manter atualizada com as obrigações fiscais sem esforço adicional. Além disso, o proprietário agora pode acessar as finanças da loja de qualquer lugar, permitindo uma gestão mais flexível e informada.
Dessa forma, isso não apenas economiza tempo e reduz erros, mas também oferece insights valiosos para planejar futuras expansões.
Melhores marcas de sistema para contabilidade
Questor
A Questor é reconhecido por sua integração automática com a HubCount, contribuindo para uma gestão contábil mais eficiente e consultiva, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados.
Esta combinação permite ao contador diferenciar-se no mercado, agregar mais valor aos seus clientes e, consequentemente, gerar mais receita
vhsys
O vhsys é elogiado por ser uma ferramenta de software bem-conhecida, classificada entre as melhores opções de ERP, com uma estrutura de preços começando a partir de $99 e oferecendo uma versão de teste gratuita.
Se destaca pela ampla gama de recursos como gestão de estoque, faturamento e cobranças, gestão de clientes, entre outros, e pode ser implementado na nuvem, proporcionando flexibilidade e acessibilidade
Tareffa
Tareffa tem a capacidade de automatizar e gerenciar tarefas do universo contábil, melhorando a comunicação com clientes e otimizando processos contábeis.
Isso sugere que Tareffa pode oferecer benefícios similares, ajudando a eliminar riscos de multas e atrasos enquanto promove uma gestão de tarefas eficiente.
Hubcount
HubCount é uma plataforma avançada de tecnologia contábil que utiliza a inteligência artificial para transformar a maneira como as empresas e escritórios contábeis gerenciam suas operações.
Ela oferece soluções que automatizam processos manuais, reduzem custos de operação, e proporcionam insights estratégicos para tomadas de decisões mais informadas. Além do mais, a HubCount atende a mais de 200 mil empresas em todo o Brasil, processando mais de um bilhão de reais em impostos com sucesso.
O que um sistema contábil Qsys faz?
O que um sistema contábil faz é essencialmente transformar a complexidade da gestão financeira e contábil em um processo simplificado, eficiente e seguro.
Através da automação de tarefas rotineiras e da centralização de dados financeiros, estas soluções não só economizam tempo valioso como também reduzem significativamente a margem de erro em operações cruciais.
Além disso, a conformidade fiscal e a capacidade de tomar decisões informadas baseadas em relatórios detalhados e análises financeiras são vantagens inegáveis que um sistema contábil oferece. Neste contexto, a QSys emerge como uma aliada estratégica para empresas de todos os tamanhos e segmentos, assim como para escritórios de contabilidade.
Com a experiência em venda, implementação e suporte dos sistemas contábeis mais renomados do mercado, como Questor, Vhsys, Tareffa e HubCount, a Qsys não apenas fornece ferramentas, mas também garante uma parceria sólida para a otimização contínua dos processos financeiros e contábeis.
Optar pela Qsys significa escolher um caminho de crescimento sustentável, segurança de dados e uma gestão financeira eficaz, permitindo que você foque no que realmente importa: o sucesso e a expansão do seu negócio.